パターン別の不採用通知テンプレート集　～送り方とポイント～

そもそも不採用通知は送付する必要があるのか？

不採用通知とは？

不採用通知とは、人材採用時に行う書類選考や面接等で、求職者に対して不採用を通知することです。
主な通知手段としては、メールや電話、郵送などの方法がありますが、不採用通知の送付有無や通知する内容によって、企業のイメージダウンにつながることがあります。その結果、採用時の応募の減少等につながる恐れもありますので、不採用通知はしっかりと送付し、文面等は慎重に検討・作成する必要があります。

そもそも不採用通知を送付する必要があるのか？

しかし、そもそも中小企業の場合は人材採用に掛かる費用や時間に制約があるため、不採用者に対するフォローまで手が回らないケースが多いです。
採用担当者でも、「不採用通知を送付する必要があるのか？」と考える方や、実際に不採用通知を送付したことで起こるかもしれないトラブルを避ける意味でも、不採用通知を送付しない企業が散見されます。

ただ、不採用通知は、必ず送付することをおススメしたいです。
なぜならば、不採用通知を送付しないことは、「不採用となった人間のことなど関係ない」というメッセージになってしまう恐れがあり、人材に対する企業側の姿勢が不誠実であると受け取られます。これは企業のイメージダウンに繋がります。インターネット社会である現在では、最悪の場合、このことがSNSや口コミサイト等で拡散される危険性も十分あることを認識しなければいけません。そして、ネットでの影響で、その後の採用時の応募が減少する可能性も十分考えられます。採用活動において、様々な努力を重ねたとしても、不誠実と受け止められかねない態度は、すべてを無駄にしてしまい、企業に悪い影響をもたらすことになるでしょう。

なぜ、そこまで通知を受けなかった求職者が不快に思うかは、想像することは容易にできるはずです。求職者側の立場からすれば、合否結果が分からないため、他の会社への就職活動を制限してしまい、現実的に転職/就職活動に支障が出ててしまうこともあるでしょう。特に中途の求職者は、生活のためにもいち早く内定をもらいたいと願っているはずです。しっかりと不採用通知を送付しないことは、このような求職者を困惑させることになります。

不採用通知に盛り込むべき内容とポイント

実際に不採用通知を送付すると決めた場合、盛り込むべき内容を確認しましょう。
具体的には「選考結果」「求職者への配慮」「選考参加への感謝の気持ち」の３点となります。

①選考結果

まず、不採用通知における主目的である「選考結果」は、当然ながら必ず記載します。
ただし、「あなたは不採用です」といった直接的な表現の使用を控えるべきです。「誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました」などの文言を用いて、結果を通知しましょう。

②求職者への配慮

また「求職者を配慮」を示す一文を入れると、企業としての誠実さが伝わりやすくなります。
例としては「お待たせしたにもかかわらず、ご期待に沿うことができず、大変申し訳ございません」「〇〇様のご希望に沿うことができず、弊社としても大変心苦しく思っております」などの文言になります。この一文があるかないかで、通知を受けた側の心証は大きく変わるでしょう。

③選考参加への感謝の気持ち

そして、「感謝の気持ち」は不採用通知において最も伝えるべき内容です。
現在の売り手市場下において、数ある企業の中から自社に応募をしてくれた求職者に対しては、どのような人材であっても感謝の意を伝えるべきでしょう。感謝の意を伝えることで、選考結果におけるトラブル防止だけではなく、企業のイメージアップにも繋がります。

不採用理由は必要？

一方で、不採用となった理由を求職者に伝える必要はありません。仮に応募者から問い合わせが合った場合も不要です。トラブル防止のためにも、不採用通知と合わせて「なお、選考内容に関するお問い合わせは受け付けておりませんので、何卒ご了承いただきますよう、よろしくお願いします」などの文言で求職者に伝えましょう。

【パターン別】不採用通知のテンプレート

それでは、実際にどのような不採用通知を送るべきなのか、「書類選考・面接段階での通知」「電話での会話」「書面での通知」の３パターンごとの文例を見ていきましょう。

①書類選考・面接段階での不採用通知例

②電話での会話例

③書面での不採用通知例