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採用活動において面接官が与える影響は極めて大きく、面接官の対応や力量によって、採用活動の成否が決まるといっても過言ではありません。
そのため、面接官は、面接の基本手順や役割、「会社の代表者」として相応しい行動・言動を行う必要があります。
本コラムでは、面接官が陥りがちな3つの誤解とNG行動、面接官の役割や心得について解説します。
もくじ
面接官が陥りがちな３つの誤解
① 面接とは「人材を見極める場」である
最もよくある誤解として、「面接とは自社の求める人材か否かを見極める場であり、それが確認できていれば問題ない」ということが挙げられます。確かに、面接は「見極めの場」という側面がありますが、同時に「自社への入社意欲を高める場（≒動機づけの場）」でもあります。そして、人材採用難である昨今では、「いかに自社への入社意欲を高めることができるか？」が重要ポイントであり、面接官の重要な役割と言えます。
② 面接に「事前準備」は不要である
「面接は、求職者の発言次第で進め方や質問内容が変わるため、事前準備をしても意味がない」ということを考えている方も多いです。ですが、先述の通り、面接官として適切な見極め・動機づけを図ることが重要な役割であるため、履歴書や職務経歴書等の情報をもとに、面接当日の進め方や求職者への確認事項等は、事前に準備しておく必要があります。
③ 面接の場では、何でも質問して良い
「人材を見極めるための質問であれば、何を質問しても問題ない」と思われている方も多いかもしれません。ですが、中途・新卒を問わず、面接時に質問すべきでない「ＮＧ質問」が存在します。具体的には「本籍・出生地」「家族」「住宅状況」「生活・家庭環境」「思想・信条・宗教」などの、本人の責任のない事柄や、
本来自由であるべきものに関する質問については、就職差別に繋がる場合があるため、面接時に質問してはいけません。
中小企業の面接官が果たすべき２つの役割
① 自社が求める人材か否かを見極める
面接官における役割の１つは「見極め」です。具体的には、自社の求める人材かどうかを判断することです。また、採用のミスマッチ防止のためには、求職者の能力やスキル・経験だけでなく、自社の風土や社員との適合性も踏まえて、総合的な観点で合否を判定することが重要です。
②入社意欲を高めるための働きかけ（動機づけ）を行う
そして、面接官における２つ目の役割であり、中小企業の面接官にとって重要な役割が「動機づけ」です。具体的には、自社への入社意欲を高めるため、求める人材が“求める情報（知りたい事・聞きたい事）”に関する情報提供や、求める人材にとって魅力と思える自社の魅力について、具体例を示して訴求することです。なお、「動機づけ」というのは、求職者へのごますりという意味ではなく、求職者が知りたいことや価値観など踏まえて、具体的な情報や自社の魅力・強みを伝えることを指しています。
面接官における３つの心得
① まずは、求職者の「本音」を引き出すための場づくりを行う
面接官の役割である「見極め」「動機づけ」を行うためには、求職者の考え方や価値観などの多くの情報を引き出す必要があります。そのため、いきなり面接に関する質問から入るのではなく、冒頭にアイスブレイクを行い、求職者が話しやすい場づくりを行うことが重要です。また、相手の目を見ながら話を聞く、相槌を打ち、頷きながら話を聞くなど、アクティブリスニング（積極的傾聴法）を意識することで、「自分は面接官に受け入れられている」という安心感を与えられると、より本音を引き出しやすくなります。
②適切な見極め・動機づけを行うための面接を心がける
まず「適切な見極め」を行うためには、「いかに省略された求職者からの情報を引き出せるか」がポイントです。そのためには、事前準備として質問をいくつか用意しておくことや、求職者の回答に対して掘り下げて質問を行うことが重要です。また、自社の求める人材像をもとに「どのような基準で合否を判定するか？（採用基準）」を具体化しておくことも必要でしょう。また「適切な動機づけ」を行うためには、求職者の考え方・価値観をもとに、自社の魅力や働きがいについて情報提供を行うことがポイントです。そのためには、自社の魅力の洗い出しや具体的なエピソードトーク（≒ネタ）を事前に用意しておく重要です。
③会社の代表として、求職者とは「対等の立場」として面接に臨む
面接官の心得として、何よりも重要なのが「求職者と対等の立場として面接に臨む」ことです。面接は「会社が求職者に入社してもらうかを見極める場」であると同時に「求職者が入社するかどうかを見極める場」でもあります。そのため、会社の代表という意識を持ち、求職者への敬意を欠かないこと、相互に必要な情報交換・アドバイス行うことで、相互理解を深めることが重要です。
採用面接時に注意すべき発言や行動
顧客の機密情報（内部事情）に関わること
求職者と業務内容に関して伝える際、外部に流出してはならない顧客の機密情報(内部事情等)を話すことは避けなければなりません。
情報の中には、外部に流出することで利益の損失に繋がったり、企業の信用を低下させてしまう重要な情報も含まれています。最悪の場合、社会的な責任を負わなければならない可能性がありますので、注意しましょう。
クレーム問題やトラブルに関わること
企業としての信頼を損ねるような、会社のクレーム問題やトラブルを話すことは、求職者に不安や不信感を与えてしまうため、発言を避けなければなりません。
仕事を経験していく中での、辛いことを乗り越えた経験や、失敗談を話す時の重要なポイントは、「自分がその経験を通じて、いかに成長できたか、考えが変わったか」を伝えることが重要です。
競合他社に対する批判発言
求職者が他社の選考を受けている場合、自分の会社をより良く見せようと他社の批判をしてしまうケースがあります。しかし、会社には必ず弱みや強みがあり、そのような批判発言は、求職者に対して、マイナスの印象を与えてしまいます。
また、自社に関することも、良いことだけではなく、課題や改善点を正直に話をしたり、他者のことについても冷静に事実を持って話をすることで、求職者の信頼を高めることを心がけましょう。
頼りない印象を与える発言・行動
求職者は、選考中に出会う社員を、自分の将来像を重ね合わせ、ロールモデルとして見ています。
先輩として頼りない発言や行動、例えば、「仕事が忙しくて大変です・・・」「人前で話すのは慣れていなくて不安です・・・」等、求職者から頼りないと思われるような発言や行動はせず、ビジネスパーソンとしての自覚を持った安心感、信頼感ある態度を心がけましょう。
なお、弊社では正しい「見極め」「動機づけ」ができる面接官の育成など、面接スキル強化につながる研修を実施しております。
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